Assistant(e) administratif(ve) H/F

Assurer le suivi administratif des formations en apprentissage et en formation continue, en
particulier :
 Accueil du public et téléphonique
 Rédaction de courrier
 Suivi administratif

Activités / Responsabilités

Accueil
- Réception des appels téléphoniques & mails
- Réception des personnes : renseignements, mise en attente, orientation vers salle si besoin

Accueil et Suivi des apprentis et stagiaires tout au long de leurs formations

Gestion administrative & Vie au Centre des apprentis et stagiaires
- Envoyer documents d’information et dossiers d’inscription
- Saisie & Gestion des apprentis et stagiaires sur Ypareo
- Récupérer auprès des stagiaires les pièces nécessaires et monter les dossiers : d’inscription à l’examen et de rémunération (ASP / AISF)
- S’assurer de la complétude du document servant à établir les conventions et élaborer les
conventions de stage en entreprise
- Rattrapage des signatures « absence » en lien avec le Responsable Pédagogique
- Constitution des trombinoscopes, remise des livrets,
- Envoi courriers pour réunions avec parents et employeurs, Conseils de classe,… : Envoi des courriers, inscription, …
- Procéder aux inscriptions aux examens
- Enquête suivi des apprentis & stagiaires post-formation

Surveillance générale
- respect du règlement intérieur, appel des employeurs, apprentis et stagiaires en cas d’absence injustifiée
- gestion des sanctions en lien avec le Responsable Pédagogique

Restauration & Hébergement
- Gestion des demandes d'hébergement et restauration : Edition des cartes self, passage self, …
- Transmission des effectifs prévisionnels

Animation des Politiques éducatives
- Mise en place d’actions de lutte contre les addictions, les discriminations, ….) en accord avec le Responsable Pédagogique

Relations hiérarchiques et fonctionnelles
 Relation hiérarchique avec le Directeur et le Responsable Pédagogique
 Relation fonctionnelle avec l’équipe pédagogique

Expérience significative dans le suivi administratif des formations en apprentissage et en
formation continue

Autres Compétences
 Etre ponctuel
 Savoir travailler en autonomie et en équipe
 Etre disponible, rigoureux, rapide, précis
 Avoir le sens de l’écoute
 Savoir gérer les priorités
 Respecter les règles de confidentialités
 Savoir analyser des situations, en rendre compte, proposer des améliorations
 Organisation, planification et communication,
 Maîtriser les outils informatiques (Pack office)
 Posséder des connaissances actualisées de la formation continue

Type de contrat : CDD (puis CDI)
Date d’embauche : Dès que possible
Salaire : selon expérience
Quotité : 100 % - 35 heures hebdomadaire
Lieu de travail : 02 rue Guermantes, 77400 Saint Thibault des Vignes

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